Bezpieczeństwo danych i outsourcing księgowości
MIT: Zlecając księgowość fachowcom z wieloletnim doświadczeniem, Twoje dane są bezpieczniejsze niż u księgowej w przedsiębiorstwie. Dobre biura rachunkowe posiadają politykę ochrony danych (politykę bezpieczeństwa informacji) i przestrzegają jej, często będąc ubezpieczonym na setki tysięcy złotych. Każdy pracownik jest zobowiązany do przestrzegania polityki ochrony danych wrażliwych pod groźbą sankcji prawnych. Biura rachunkowe dodatkowo posiadają zabezpieczenia IT chroniące dane klienta przed atakami hackerskimi.
Kontrola nad firmą a outsourcing księgowości
MIT: Możemy kontrolować to, co się dzieje w naszej firmie, gdy procesy odbywają się w biurze rachunkowym. Lepiej dobrane rozwiązania i dostęp do dokumentacji nie tylko poprawiają kontrolę finansową nad przedsiębiorstwem, ale też pozwalają uniknąć zbędnych kosztów. Oparcie działalności na profesjonalnie dobranych rozwiązaniach firmy outsourcingowej nie spowoduje utraty kontroli nad nią, a jest bezpieczniejsze niż pozorna kontrola nad niezoptymalizowanym i kosztownym działem księgowości w naszej firmie.
Koszty outsourcingu: Czy warto?
MIT: Główną zaletą zlecania na zewnątrz jest zmniejszenie kosztów! Dział księgowości to bardzo duży wydatek. Pensje księgowych, szkolenia, sprzęt, oprogramowanie, przestrzeń biurowa, ubezpieczenia. Zlecając na zewnątrz płacimy miesięcznie średnio kilkadziesiąt procent mniej. Oprócz mniejszych kosztów otrzymujemy doświadczenie oraz profesjonalną obsługę. W XXI wieku można zaobserwować trend, który pokazuje, że duże firmy, aby zwiększyć przewagę konkurencyjną, zlecają na zewnątrz działy, w których nie są ekspertami. Outsourcing rachunkowości śmiało można podsumować trzema słowami – taniej, lepiej, szybciej.
Cena a rozwój firmy w outsourcingu
PRAWDA: Kiedy firma się rozwija, generuje ona więcej dokumentów i jednocześnie obowiązków dla biura rachunkowego. Jednak należy spojrzeć na tę sytuację z szerszej perspektywy. Kiedy nasza główna księgowa nie jest w stanie podołać działaniu rozwijającej się firmy, potrzebujemy rozszerzenia działu księgowości, czyli nowego komputera, licencji oprogramowania itp. Do tego dochodzą koszty pracy, przestrzeń biurowa, a także czas przeznaczony na rekrutację i późniejsze wdrożenie osoby do firmy wraz ze szkoleniami, które mogą okazać się niezbędne, by wewnętrzny dział księgowości udźwignął ciężar zagadnień finansowo-księgowych rozwijającej się firmy. Biura rachunkowe często opierają wycenę na ilości dokumentów dostarczonych do firmy. Praktyka jest taka, że istnieją pewne przedziały ilości dokumentów, i płacimy więcej, gdy je przekroczymy. Jest to rozsądne, ponieważ firma rozwijając się generuje więcej dokumentów, a więc biuro rachunkowe ma więcej pracy. Jednak ten koszt nadal jest wielokrotnie niższy od konwencjonalnego rozwiązania. Oczywiście wiele firm rachunkowych posiada również rozwiązania, które nie uzależniają ceny od ilości dokumentów.
Działalność biur rachunkowych a specyfika branży klienta
MIT: Biura rachunkowe z wieloletnim stażem na rynku posiadają doświadczenie w wielu typach działalności. Tworzą własny know-how i rozwiązania dostosowane do wielu segmentów rynku. Jest dużo łatwiej oraz taniej znaleźć podmiot rachunkowy, który posiada wymaganą wiedzę i doświadczenie niż księgową/księgowego spełniającego podane wymagania – zespół ma większe możliwości poznawcze niż pojedynczy pracownik księgowości, któremu raczej z trudem przyszłoby opanowanie specyfiki wielu rynków i branż.
Odpowiedzialność i ubezpieczenia w outsourcingu
PRAWDA: Biura rachunkowe są ubezpieczone od popełnianych błędów. Minimalna suma polisy wynosi 5.000 EUR, jednak zaleca się wybór biura, które ma polisę w wysokości kilkuset tysięcy złotych. Takie ubezpieczenie daje pewność, że jeśli którykolwiek z pracowników biura popełni błąd, to kosztem zostanie obciążone biuro, a my odzyskamy pieniądze.
Zaufanie do biura rachunkowego: jak zminimalizować ryzyko oszustwa
PRAWDA: W każdym sektorze działalności firmy istnieje niebezpieczeństwo, że dany podmiot, czy osoba może nas oszukać. Jednak zależy nam, żeby takie prawdopodobieństwo zniwelować praktycznie do zera. Aby zdobyć zaufanie do jakiejkolwiek firmy, należy z nią dobrze współpracować lub znać osobiście kogoś, kto zna tę firmę i poleca ją. Są też firmy, które mają wiele pozytywnych opinii w internecie. Oczywiście trzeba zwrócić uwagę, że czasami można spotkać się z negatywnymi opiniami, które zostały wystawione przez konkurencję.
Konsekwencje wykrycia nieprawidłowości w outsourcingu
PRAWDA: Jeżeli klient wykryje nieprawidłowości, to ma możliwość żądania zwrotu pieniędzy. Warto jednak zwrócić uwagę, że nieprawidłowości często wynikają ze źle prowadzonej wcześniej księgowości. Biuro rachunkowe na pewno dostosuje swoje działania i skoryguje ewentualne błędy, tak aby uniknąć konsekwencji. Ważne jest także, aby umowa pomiędzy nami a biurem rachunkowym zawierała zapisy dotyczące konsekwencji za ewentualne błędy.
Wygodne i efektywne rozwiązania w outsourcingu
MIT: Nie jesteśmy uzależnieni od sytuacji kadrowej. Jeżeli nasza główna księgowa lub inny pracownik z dnia na dzień zrezygnuje z pracy, to zatrudnianie nowego pracownika to wyzwanie, a do tego czasochłonne, kosztowne oraz wymaga wdrożenia w nowe zasady działania firmy. W sytuacji, kiedy firma zleca swoją księgowość na zewnątrz, to problem zatrudniania nowego pracownika w razie zwolnienia obecnej osoby nie istnieje.
Przejście na outsourcing bez utraty miejsc pracy w księgowości
PRAWDA: Outsourcing nie zawsze oznacza utratę miejsc pracy. Jeśli firma rezygnuje z wewnętrznego działu księgowości, pracownicy tego działu mogą zostać zaproszeni do współpracy przez biuro rachunkowe. Zamiast tracić pracowników, można zyskać nowego partnera biznesowego, który zajmie się księgowością efektywniej, a zespołowi pracowników z wewnętrznego działu księgowości może być nawet łatwiej się rozwijać w nowym środowisku.
autor: Jacek Krysiak
