W świetle wyżej opisanych sytuacji, podmiotowa transformacja związana z digitalizacją procesów księgowych i podatkowych niesie ze sobą wiele korzyści, ale wiąże się również z pewnymi zagrożeniami. Oto największe zagrożenia wynikające z powyższej transformacji:
- Bezpieczeństwo danych: W miarę przechodzenia na elektroniczną wymianę dokumentów, istnieje ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Ataki hakerskie, kradzieże tożsamości i wycieki danych mogą prowadzić do poważnych strat finansowych i utraty zaufania klientów.
- Błędy techniczne: Automatyzacja procesów księgowych i podatkowych wymaga stabilnych i dokładnych systemów. Błędy techniczne lub awarie oprogramowania mogą prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń, co może generować problemy podatkowe i finansowe.
- Kluczowe zależności od technologii: Firmy stają się coraz bardziej zależne od technologii informacyjnych. Awaria systemu lub przerwa w dostępie do internetu może spowodować znaczne zakłócenia w procesach księgowych i podatkowych.
- Rozbieżności międzynarodowe: W miarę jak firmy prowadzą transakcje na arenie międzynarodowej, muszą dostosować się do różnych standardów i przepisów podatkowych. Brak spójności w regulacjach międzynarodowych może prowadzić do trudności w przestrzeganiu przepisów i rozliczeniach.
- Kwestie związane z prywatnością: Przechowywanie i przetwarzanie danych finansowych i podatkowych online może wywoływać obawy dotyczące prywatności klientów i pracowników. Firmy muszą przestrzegać rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych.
- Wymagania regulacyjne: Zmiany w przepisach podatkowych i księgowych, takie jak wprowadzenie KSeF, mogą wymagać od firm znaczących nakładów na dostosowanie swoich systemów i procesów, a także na szkolenia pracowników.
- Koszty implementacji: Wdrożenie nowych technologii i procesów może wiązać się z wysokimi kosztami początkowymi, co może być obciążeniem dla mniejszych przedsiębiorstw.
- Zmiany w zatrudnieniu: Automatyzacja procesów księgowych może prowadzić do zmniejszenia potrzeby zatrudnienia w dziale księgowości, co może rodzić kwestie związane z przekwalifikowaniem pracowników.
- Ryzyko błędnej interpretacji przepisów: Elektroniczne rozwiązania mogą dostarczać bardziej szczegółowych danych, ale nadal istnieje ryzyko błędnej interpretacji przepisów podatkowych, co może prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń.
- Zmienność w przepisach: Przepisy podatkowe i księgowe mogą ulegać częstym zmianom, co wymaga ciągłego dostosowywania się firm do nowych regulacji.
Podsumowując, transformacja związana z digitalizacją procesów księgowych i podatkowych niesie ze sobą wiele korzyści, ale także wymaga uwzględnienia i zarządzania różnymi zagrożeniami, takimi jak bezpieczeństwo danych, błędy techniczne czy zmienność przepisów. Firmy muszą podejmować odpowiednie środki ostrożności i inwestować w zabezpieczenia, aby ograniczyć te ryzyka.
Można oczywiście je minimalizować a najlepszy sposób to konkretne propozycje rozwiązań, które mogą pomóc firmom zminimalizować ryzyka związane z transformacją digitalizacji procesów księgowych i podatkowych:
- Cyber-bezpieczeństwo: Inwestycja w zaawansowane rozwiązania cyber-bezpieczeństwa, takie jak firewall, systemy wykrywania i reagowania na incydenty (IDS/IPS) oraz regularne audyty bezpieczeństwa. Przeprowadzenie szkolenia dla pracowników, aby zwiększyć ich świadomość w zakresie bezpieczeństwa online.
- Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem: Tworzenie dedykowanego zespołu lub skorzystanie z usług firmy konsultingowej do monitorowania i zarządzania ryzykiem związanym z digitalizacją. Prowadzenie regularnych analiz ryzyka i dostosowując strategię odpowiednio.
- Zabezpieczenia techniczne: Wykorzystanie zaawansowanych technologii zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, autoryzacja dwuskładnikowa i monitorowanie ruchu sieciowego, aby chronić dane finansowe i podatkowe.
- Szkolenia pracowników: Zapewnienie regularnych szkoleń dla personelu księgowego i podatkowego w zakresie nowych technologii, przepisów podatkowych i procedur bezpieczeństwa. Podnoszenie kompetencji pracowników jest kluczowe.
- Audyt procesów: Prowadzenie regularnych audytów, procesów księgowych i podatkowych, aby zapewnić, że wszystkie operacje są zgodne z obowiązującymi przepisami i procedurami.
- Rozwiązania dostosowane do potrzeb: Wybór rozwiązania technologicznego, które najlepiej odpowiadają waszym potrzebom i możliwościom finansowym. Nie zawsze najdroższe rozwiązania są najlepsze.
- Integracja systemów: Upewnienie się, że systemy ERP, księgowe i podatkowe są odpowiednio zintegrowane, aby uniknąć błędów wynikających z niezgodności danych.
- Monitoring zmian przepisów: Zatrudnienie specjalisty lub korzystanie z usług firmy, która monitoruje zmiany w przepisach podatkowych i księgowych, aby na bieżąco dostosowywać Wasze procesy.
- Plan awaryjny: Przygotowany plan awaryjny w przypadku awarii systemu lub ataku ‘hakerskiego’. Działać należy szybko w razie problemów, aby minimalizować straty.
- Wsparcie ekspertów: Skorzystanie z usług doradców podatkowych i księgowych, którzy mają doświadczenie w obszarze digitalizacji procesów. Mogą pomóc w dostosowaniu się do zmieniających się przepisów i efektywnym zarządzaniu procesami finansowymi.
Oferta Współpracy:
Jako ConAcc Partners jesteśmy firmą specjalizującą się w doradztwie podatkowym i księgowym, a także w implementacji rozwiązań z zakresu digitalizacji procesów księgowych i podatkowych. Nasza firma oferuje kompleksowe wsparcie dla firm zainteresowanych transformacją cyfrową. Nasze usługi obejmują:
- Doradztwo podatkowe i księgowe: Pomagamy w zrozumieniu i dostosowaniu się do zmieniających się przepisów podatkowych, a także w optymalizacji procesów księgowych.
- Cyberbezpieczeństwo: Oferujemy usługi z zakresu zabezpieczeń cyfrowych, pomagając chronić wasze dane przed atakami hakerskimi.
- Integracja i wdrożenia technologiczne: Pomagamy w wyborze, wdrożeniu i integracji odpowiednich narzędzi technologicznych, takich jak systemy ERP i oprogramowanie księgowe.
- Szkolenia pracowników: Przygotowujemy programy szkoleniowe, aby zwiększyć kompetencje waszego personelu w zakresie nowych technologii i przepisów podatkowych.
- Monitorowanie zmian przepisów: Zapewniamy śledzenie zmian w przepisach podatkowych i księgowych oraz dostarczamy aktualne informacje i analizy.
- Audyty procesów: Przeprowadzamy audyty procesów księgowych i podatkowych, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka i obszary poprawy.
Naszym celem jest zapewnienie, że ‘Wasza’ firma będzie gotowa na transformację digitalizacji procesów księgowych i podatkowych, minimalizując jednocześnie związane z nią ryzyka. Chętnie pomożemy w dostosowaniu się do nowej rzeczywistości cyfrowej.
